Déménagement d’entreprise : les prestations du déménageur professionnel

18 décembre 2018

Besoin de pousser les murs, d’opter pour un site physique plus adapté, d’avoir une situation géographique stratégique… Découvrez la démarche, les prestations et les conseils pour préparer vos collaborateurs à votre prochain déménagement d’entreprise !

Déménagement d’entreprise : la démarche du déménageur

Transfert d’entreprise, déménagement de bureaux, déménagement d’entreprise, déménagement d’administration, de siège social, transfert de laboratoire, d’usine, d’atelier, de magasin, transfert administratif, déménagement de bibliothèque, d’école… Un changement de site physique professionnel quel qu’il soit est un moment particulier et crucial dans la vie d’une entreprise et doit être accompagné de manière rigoureuse et d’une main de maître.

Etude du projet et Cahier des charges

Le déménageur professionnel vous aide à formaliser le cahier des charges du déménagement. Il s’appuie sur une étude du projet, un recensement des équipements à transférer, une analyse des accès afin de définir les moyens humains et matériels à mettre en œuvre.

Conseil en amont du déménagement d’entreprise

Un déménagement est l’occasion d’améliorer la qualité de travail des collaborateurs, de repenser l’agencement des bureaux, d’améliorer l’ergonomie des postes de travail, de faire du tri dans les équipements (déménagement, stockage ou mise au rebus) et d’optimiser les ressources informatiques et téléphoniques et la gestion de l’archivage. Certaines entreprises de déménagement vous accompagne dans ces réflexions.

L’entreprise de déménagement peut également vous accompagner dans l’information de votre personnel.

Les prestations proposées par le déménageur

L’entreprise de déménagement accompagne votre entreprise dans son projet de déménagement de l’étude à sa réalisation. Les prestations généralement proposées sont les suivantes :

Avant le transfert d’entreprise :

Identification des éléments à transférer afin de déterminer le volume et la logistique adaptée
Définition d’un planning détaillé du transfert
Protection des sites de départ et d’arrivée
Mise à disposition des fournitures de déménagement (cartons…) et d’équipement (ex : Mise à disposition du monte-charge pour passage par fenêtre)
Emballage et mise sous carton des biens et équipements de l’entreprise (mobilier, matériel informatique et bureautique …)
Démontage du mobilier
Transfert

Pendant le déménagement :

Installation et montage du mobilier
Déballage des biens (archives, matériel informatique, distribution des cartons par bureau)
Déconnexion/reconnexion du matériel informatique et électrique
Proposition d’un service d’archivage si besoin et de stockage de biens en garde-meubles
Broyage d’archives accompagné du certificat de destruction
Évacuation et traitement des déchets et emballages dans le plus strict respect de la législation en vigueur en partenariat avec des centres de traitement habilités à la récupération desdits matériels (Possibilité de traçabilité sur le circuit de destruction concernant les matériels sensibles)
Délivrance d’attestation de mise au rebus.

Après le déménagement des bureaux :

Contrôle du respect du cahier des charges
Réunion de bilan avec le client et service après-vente (SAV)

Remarque : certains déménageurs vous proposent d’organiser le déménagement de l’entreprise en soirée, pendant la nuit ou le week-end afin de ne pas ralentir ou interrompre votre activité.

Conseils pour préparer vos collaborateurs au déménagement

Les obligations juridiques

Un employeur doit procéder à une information et une consultation des instances représentatives du personnel (comité d’entreprise, comité d’hygiène et de sécurité au travail). En cas de non respect de cette obligation, l’employeur s’expose à la suspension de le mise en oeuvre de son projet ou à une poursuite pour délit d’entrave.

L’employeur doit présenter en comité d’entreprise le projet de déménagement avec toutes les informations sur les conséquences positives et négatives sur les conditions de travail des salariés. Le CE évalue le projet de déménagement sous l’angle économique et peut demander une amélioration ou des compensations.

Les délégués du personnel peuvent négocier une meilleure prise en charge des frais de déplacement, un aménagement des horaires ou la mise en place de télé-travail.

Le CHSCT sera consulté sur la phase de déménagement et aménagement et pourra rendre un avis motivé sur le projet de déménagement d’entreprise.

Enfin l’employeur doit vérifier si le projet de déménagement impacte le contrat de travail ; auquel cas il devra renégocier le contrat avec chacun de ses salariés impactés.

Préparez les collaborateurs au changement

Un changement d’adresse peut engendrer un départ de collaborateurs. En parallèle des obligations juridiques, il convient de prévenir et préparer vos collaborateurs notamment en valorisant le nouveau lieu de travail :